论秘书人员的档案管理(附件)
在实际工作中，许多党政机关和企事业单位不建立专门的档案管理职员，通常由秘书人员兼职管理。秘书人员一身兼任多职，没有充足的精力与时间高效的完成档案管理工作，部分秘书人员甚至认为档案管理工作不属于秘书工作范围，这便出现秘书人员档案意识淡薄，档案管理不及时，档案管理不规范等问题。由于秘书人员所处环境、领导影响因素、企业制度及秘书人员自身条件等因素，秘书人员在档案管理工作中存在着诸多问题，这些问题，可以通过各自的影响因素进行针对性地解决。关键词 秘书 档案管理 存在问题 对策
目 录
1 引言 1
2 秘书人员档案管理中存在的问题 1
2.1 档案意识薄弱 1
2.2 专业知识薄弱 2
2.3 及时性差 3
2.4 标准化、规范化缺乏 3
2.5 档案管理人员不固定 4
3 产生问题的原因 5
3.1 办公环境及社会因素影响 5
3.2 秘书人员素质不高 5
3.3 领导认识不足 6
3.4 档案管理制度不完善 7
4 解决问题的对策 8
4.1 增强秘书人员档案意识 8
4.2 提高秘书人员自身素养与专业技能 9
4.3 强化秘书人员心理调节能力 9
4.4 健全档案管理制度 10
结 论 12
致 谢 13
参 考 文 献 14
1 引言
在数字化时代告诉发展的当今社会，既给档案管理工作提供了机遇又给档案管理工作增添了难度。这不仅改变了档案管理的对象、随之也改变了档案管理的方法，继而，巨大的改变也对秘书的档案管理能力提出了更高的要求。档案管理的对象是文书，而文书又是由秘书人员全程参与处理完成，因而秘书人员与档案管理的关系密不可分。
秘书做好档案管理工作，是作为党政机关做事的参谋作用，作为企事业单位宣传的素材，作为公司经营管理的凭证，作为科学研究的必要前提条件，其重要性是不言而喻的,尤其在这个竞争激烈的社会,秘书唯有合理地使用文书档案材料，这些档案才能够发挥其真正的作用，体现其蕴藏的价值。秘书与档案工 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
作的高效衔接凸显了秘书兼职档案管理员的合理性，在此基础上也愈加体现出秘书人员档案管理的重要意义。“秘书人员如何处理秘书工作和档案工作之间的关系，怎样提高秘书工作与档案工作的效率是当今社会文秘工作中不能回避的问题”[1]。
2 秘书人员档案管理中存在的问题
长期以来，由于内部机构硬性规定或人员编制的限制，诸多企事业单位和党政机关的档案管理工作也都全权交于秘书人员处理，而秘书的日常工作已经万分繁重，导致难以兼顾档案管理工作。加之时代的发展如今已经进入网络时代，办公室工作已渐渐进入自动化模式，这就使得秘书人员在处理档案工作时出现诸多问题。
2.1 档案意识薄弱
档案意识，顾名思义主体对象便是档案，其内涵指的是通过初识、透析、熟知和掌握档案的思维,去充分利用档案这个巨大的数据库。档案管理工作随着社会的发展而发展，人们慢慢的接受了档案信息并将其运用到工作与生活中，但仍有一些机关部门忽略档案的重要性，缺乏档案意识。档案意识检验的是秘书人员对档案的洞察力和敏感度，“从侧面反映了秘书人员筛选、分析、判断档案信息的自觉程度。档案意识有六大模块，包括关注档案、建立档案、保存档案、爱护档案、开发档案及利用档案的意识”[2]。
秘书人员思想上对于档案管理工作认识不清导致档案管理工作得不到其正视，对档案本身及档案工作不够重视，加之秘书人员任务艰巨工作繁琐，是以没有更多的精力和时间融入到日常对于档案的收集和整理中，对档案的整理也就是纯属于完成领导指示，根据企事业单位规定要求按部就班，同时在档案管理工作中因循守旧没有任何的创新可言。
秘书人员的在处理档案工作时不细心，不愿花费精力专研档案工作，这对日后的档案发展产生消极影响，包括档案的缺失，在各类申报工作中遇到问题，遇到转正定级也无法开具证明等。尤其是秘书人员极易忽视档案管理工作的重要性，不愿意花时间花精力去认真完成档案管理工作。不仅如此，就连有些高级秘书人员也没有基本的档案意识，他们都对日常档案的收集和整理缺乏最基本的意识，缺少最基本的档案管理能力。
有些秘书人员平时不重视学习档案管理能力，对秘书基本工作职责概念理解不够彻底，主要体现在：文件选择中只重视上级文件，忽视对本级文件的收发处理；只重视资料的原件，忽视资料的复印件；只重视密级文件，忽视平件的重要性这些问题的存在很大程度地影响到了秘书的档案管理工作。所以，如何有效提高秘书人员的档案管理能力和水平尤为重要，增强秘书人员的档案管理意识也迫在眉睫。
2.2 专业知识薄弱
秘书人员日常工作沉重，薪酬不高，同时也缺乏晋升的机缘，所以专业对口的人员一般是不愿意担任秘书工作一职，故此担任秘书者大都为专业不多口人员。而这部分人员通常学历不高，源于并不是秘书学专业的人员也就缺乏一定的专业技能，人员结构也往往很驳杂，这部分人员知识水平良莠不齐，同时缺乏必要的专业技术培训。
秘书人员的档案管理工作，“其工作内容主要囊括八个方面：档案的搜集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的检索、档案的统计、档案的编研与档案的利用”[3]。
由于诸多秘书人员并不是对口专业，也就导致他们缺乏必要的档案管理专业知识，档案管理技能也是有很限。同时他们对于档案管理的基本法律知识以及业务专业知识了解掌握程度较低，在现实生活中，诸多秘书人员将档案工作简单的理解为档案管理就是把填写完整的个人资料简单的收集在一起、装订成册即可，即使分类归档也只是偷工减料的草草了事，很少从档案工作的总体管理情况、对于档案管理的日后规划和提高自身的档案管理水平去考虑档案管理工作的问题，对档案工作更是缺乏一定的认识。目前，秘书人员对于档案管理的专业知识相对来说是薄弱的。
2.3 及时性差
由于秘书人员一身担任多职，既要处理秘书工作上的问题又要兼顾档案管理工作同时还要处理好员工与领导之间的关系，这便会影响到秘书人员管理档案的及时性。当秘书人员一肩多挑时便缺乏更多的时间与精力及时地整理与保管档案资料，主要表现为：不重视日常档案的积累，无法及时登记、收发和整理未归档的文件材料，对于运转中的领导手里的档案材料无法及时登记建册，在撰写公文时不注重细节，为了节约时间需要标注的地方被忽略，对于各类文件材料不能及时的整理归档，忽略其性质，胡乱排放，不能做到档案整理层次方面，因为时间的限制以及前序工作的失误导致无法按时将文件材料移交档案管理部门。
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1 引言 1
2 秘书人员档案管理中存在的问题 1
2.1 档案意识薄弱 1
2.2 专业知识薄弱 2
2.3 及时性差 3
2.4 标准化、规范化缺乏 3
2.5 档案管理人员不固定 4
3 产生问题的原因 5
3.1 办公环境及社会因素影响 5
3.2 秘书人员素质不高 5
3.3 领导认识不足 6
3.4 档案管理制度不完善 7
4 解决问题的对策 8
4.1 增强秘书人员档案意识 8
4.2 提高秘书人员自身素养与专业技能 9
4.3 强化秘书人员心理调节能力 9
4.4 健全档案管理制度 10
结 论 12
致 谢 13
参 考 文 献 14
1 引言
在数字化时代告诉发展的当今社会，既给档案管理工作提供了机遇又给档案管理工作增添了难度。这不仅改变了档案管理的对象、随之也改变了档案管理的方法，继而，巨大的改变也对秘书的档案管理能力提出了更高的要求。档案管理的对象是文书，而文书又是由秘书人员全程参与处理完成，因而秘书人员与档案管理的关系密不可分。
秘书做好档案管理工作，是作为党政机关做事的参谋作用，作为企事业单位宣传的素材，作为公司经营管理的凭证，作为科学研究的必要前提条件，其重要性是不言而喻的,尤其在这个竞争激烈的社会,秘书唯有合理地使用文书档案材料，这些档案才能够发挥其真正的作用，体现其蕴藏的价值。秘书与档案工 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: *351916072*
作的高效衔接凸显了秘书兼职档案管理员的合理性，在此基础上也愈加体现出秘书人员档案管理的重要意义。“秘书人员如何处理秘书工作和档案工作之间的关系，怎样提高秘书工作与档案工作的效率是当今社会文秘工作中不能回避的问题”[1]。
2 秘书人员档案管理中存在的问题
长期以来，由于内部机构硬性规定或人员编制的限制，诸多企事业单位和党政机关的档案管理工作也都全权交于秘书人员处理，而秘书的日常工作已经万分繁重，导致难以兼顾档案管理工作。加之时代的发展如今已经进入网络时代，办公室工作已渐渐进入自动化模式，这就使得秘书人员在处理档案工作时出现诸多问题。
2.1 档案意识薄弱
档案意识，顾名思义主体对象便是档案，其内涵指的是通过初识、透析、熟知和掌握档案的思维,去充分利用档案这个巨大的数据库。档案管理工作随着社会的发展而发展，人们慢慢的接受了档案信息并将其运用到工作与生活中，但仍有一些机关部门忽略档案的重要性，缺乏档案意识。档案意识检验的是秘书人员对档案的洞察力和敏感度，“从侧面反映了秘书人员筛选、分析、判断档案信息的自觉程度。档案意识有六大模块，包括关注档案、建立档案、保存档案、爱护档案、开发档案及利用档案的意识”[2]。
秘书人员思想上对于档案管理工作认识不清导致档案管理工作得不到其正视，对档案本身及档案工作不够重视，加之秘书人员任务艰巨工作繁琐，是以没有更多的精力和时间融入到日常对于档案的收集和整理中，对档案的整理也就是纯属于完成领导指示，根据企事业单位规定要求按部就班，同时在档案管理工作中因循守旧没有任何的创新可言。
秘书人员的在处理档案工作时不细心，不愿花费精力专研档案工作，这对日后的档案发展产生消极影响，包括档案的缺失，在各类申报工作中遇到问题，遇到转正定级也无法开具证明等。尤其是秘书人员极易忽视档案管理工作的重要性，不愿意花时间花精力去认真完成档案管理工作。不仅如此，就连有些高级秘书人员也没有基本的档案意识，他们都对日常档案的收集和整理缺乏最基本的意识，缺少最基本的档案管理能力。
有些秘书人员平时不重视学习档案管理能力，对秘书基本工作职责概念理解不够彻底，主要体现在：文件选择中只重视上级文件，忽视对本级文件的收发处理；只重视资料的原件，忽视资料的复印件；只重视密级文件，忽视平件的重要性这些问题的存在很大程度地影响到了秘书的档案管理工作。所以，如何有效提高秘书人员的档案管理能力和水平尤为重要，增强秘书人员的档案管理意识也迫在眉睫。
2.2 专业知识薄弱
秘书人员日常工作沉重，薪酬不高，同时也缺乏晋升的机缘，所以专业对口的人员一般是不愿意担任秘书工作一职，故此担任秘书者大都为专业不多口人员。而这部分人员通常学历不高，源于并不是秘书学专业的人员也就缺乏一定的专业技能，人员结构也往往很驳杂，这部分人员知识水平良莠不齐，同时缺乏必要的专业技术培训。
秘书人员的档案管理工作，“其工作内容主要囊括八个方面：档案的搜集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的检索、档案的统计、档案的编研与档案的利用”[3]。
由于诸多秘书人员并不是对口专业，也就导致他们缺乏必要的档案管理专业知识，档案管理技能也是有很限。同时他们对于档案管理的基本法律知识以及业务专业知识了解掌握程度较低，在现实生活中，诸多秘书人员将档案工作简单的理解为档案管理就是把填写完整的个人资料简单的收集在一起、装订成册即可，即使分类归档也只是偷工减料的草草了事，很少从档案工作的总体管理情况、对于档案管理的日后规划和提高自身的档案管理水平去考虑档案管理工作的问题，对档案工作更是缺乏一定的认识。目前，秘书人员对于档案管理的专业知识相对来说是薄弱的。
2.3 及时性差
由于秘书人员一身担任多职，既要处理秘书工作上的问题又要兼顾档案管理工作同时还要处理好员工与领导之间的关系，这便会影响到秘书人员管理档案的及时性。当秘书人员一肩多挑时便缺乏更多的时间与精力及时地整理与保管档案资料，主要表现为：不重视日常档案的积累，无法及时登记、收发和整理未归档的文件材料，对于运转中的领导手里的档案材料无法及时登记建册，在撰写公文时不注重细节，为了节约时间需要标注的地方被忽略，对于各类文件材料不能及时的整理归档，忽略其性质，胡乱排放，不能做到档案整理层次方面，因为时间的限制以及前序工作的失误导致无法按时将文件材料移交档案管理部门。
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