论秘书与商务会议管理(附件)
当今社会中，商务会议是社会组织进行管理的首要选择之一，秘书人员是会议管理活动中不可或缺的角色。通过秘书人员组织商务会议这一主要职能，将秘书会议管理中一系列工作作为研究对象，结合前人对秘书商务会议管理方面的钻研，从发现问题、分析问题和解决问题这三方面进行研究，发现秘书在商务会议管理中仍然存在的“秘书工作不协调、管理缺少整体性和忽视经济成本”三种问题，这些问题有着深层次的原因秘书专业知识能力不扎实、实践上对商务会议管理流程的不熟悉、没有预先进行成本核算。为了解决这些问题，秘书从业人员要将所学的秘书学、管理学、经济学等专业知识结合起来，在商务会议管理活动中灵活运用，这样才能使会议有效率，有意义的开展。关键词 秘书 商务会议 管理 效率
目录
1 引言 1
2 商务会议管理工作概述 1
2.1 秘书与商务会议管理的发展过程 2
2.2 国内外秘书与商务会议管理的研究类型 2
2.2.1 角色认定型 2
2.2.2 流程规范型 3
2.2.3 就事论事型 3
2.2.4 技术支持型 4
2.3 秘书在商务会议工作中的角色定位与任务 4
2.3.1 秘书是商务会议活动的辅助者 5
2.3.2 秘书是商务会议活动的筹备者 5
2.3.3 秘书是商务会议活动的综合执行者和全面管理者 5
3 当前秘书在商务会议管理过程中的常见问题 5
3.1 缺乏秘书协调性 5
3.1.1 商务会议通知消息不详细 6
3.1.2 商务会议材料不合格 6
3.1.3 商务会议场地差错 7
3.1.4 商务会议中服务不及时 7
3.2 缺乏管理系统性 7
3.2.1 组织商务会议流程不具体 8
3.2.2 管理缺乏系统性 8
3.3 缺乏经济高效性 8
3.3.1 风险意识薄 9
3.3.2 成本观念弱 9
3.3.3 会后落实不到位 9
4 秘书做好商务会议工作的有效途径 10 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: #351916072#
4.1 提升秘书的专业素养和商务会议管理知识技能 10
4.2 强化秘书商务会议管理意识 11
4.3 培养秘书的效率意识 12
4.3.1 增强自身责任感 12
4.3.2 增强秘书人员的集体观念 12
4.3.3 培养强烈的时间观念和效率观念 12
4.3.4 调动秘书人员的工作激情 12
结 论 14
致 谢 15
参 考 文 献 16
1 引言
会议一直是企业、社会组织、学校团体等进行信息的沟通、思想的交流的一项重要方法，也是及时发现存在的问题、分析问题为什么会产生以及提出解决问题方法的重要途径。在会议中，我们不仅仅会寻求到行之有效的解决方法，也能提出切实可行的解决方案。
遗憾的是，会议变得越来越多、越来越杂、越来越乱，会议的效率也一直在降低，能真正达到会议目的的已经很少了，甚至会议逐渐变成一种屡见不鲜的“病症”。根据 2014 年 9 月 3日的《北京日报》报道：“安徽省委研究室在六安县做实地调查时发现，在扣除国家法定节假日的情况下，在 2013 年的 252个工作日里，六安县进行的乡镇会议竟达 249 场”[1]。几乎已经达到了每天召开一场会议的频数，而这就表示处理其他工作事务的时间被会议占据，群体处理事务的效率便会直线下降。“2012年 4 月 8日《北京日报》发文指出，2011年政治协商全体会议在仅仅9 天花费共计 4945 万元之多。根据广东市审计局 2015 年10月向市区十五届人大常委会提交的会议报告披露，有多达23个单位存在长时间开会、超量开会、星级酒店开会或者选择度假区开会等严重问题，存在问题的会议开支高达 3420 万元” [2]。这些不合理会议费用支出不在少数，其一不仅造成经济浪费，其二还会降低会议效率。 可见，会议管理活动的确存在着“会多”、“会杂”、“会乱”等严重问题。
将从“会议数量多”、“会议安排杂”、“会议现场乱”等商务会议中出现的问题出发，寻找出因为秘书履行职责未达而引起的低效甚至失效的会议现象，剖析出出现这些乱象的根本原因，并提出具有针对性和可行性的措施。推进会议管理活动的整体化、合理化。理论上将秘书学概论、心理管理学、宏观和微观经济学、公文写作等相关理论知识融入秘书会议管理并结合实践更好的帮助秘书进行商务会议工作，进一步完善包含秘书学理论知识的教材，进一步深化秘书学专著以及培训教案；理论来源于实践，将会务理论知识与会务实践进一步融合，探究现实中会议工作存在的各种问题，寻求改善方法，从而改善因为秘书在会议工作中的失误导致的不良会议面貌，让秘书会议管理工作更为便捷准确。
2 商务会议管理工作概述
会议是现代组织普遍采用的重要工作方式之一，也是组织间对外交流、部门间工作协调的主要渠道。它有着长期的发展历程，国内外对此也展开了丰富的研究。在现代背景下，商务会议也影响着秘书人员的角色定位。
2.1 秘书与商务会议管理的发展过程
经过综合研究国内外有关秘书工作管理的文章，可以看出总体来说， 先前秘书工作者和学者已经在秘书会议管理工作上的研究和探讨取得了极大的成就，不仅包含理论，还结合了实践。
其一，在有关秘书学理论的有关文献和著作里，“办会”都已然是不可或缺的单独章节。包括会议的基本理论（例如会议含义、类型、要素、内容、形式等）、会前准备工作（例如场地选择、座次安排、会议文件写作等）、会中服务（如组织与会人员签到、写会议记录、会议总结）、会后扫尾工作（如清洁会议场地，安排与会人员回程，编写会议简报）等这几个不变的方面。对秘书会议管理工作的进行细致的叙述，科学性和规范性较强，能够合理有效的帮助秘书从业人员进行会议管理工作，加强秘书人员的专业技能，起到行之有效的指导作用。
其二，很多秘书从业者会通过文章写作，发表论文等方式分享自己参与会议管理工作的经验。这样不仅仅能够引起秘书在会议管理方面的共鸣，有利于参加会务工作人员从这些经验分享中寻找到更为有效的对策，具有较强的指向性和实用性，有利于解决遇到的实际问题。学术界对秘书会议管理的重视，也进一步推动了相关理论研究的深入发展使其趋于完善。
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1 引言 1
2 商务会议管理工作概述 1
2.1 秘书与商务会议管理的发展过程 2
2.2 国内外秘书与商务会议管理的研究类型 2
2.2.1 角色认定型 2
2.2.2 流程规范型 3
2.2.3 就事论事型 3
2.2.4 技术支持型 4
2.3 秘书在商务会议工作中的角色定位与任务 4
2.3.1 秘书是商务会议活动的辅助者 5
2.3.2 秘书是商务会议活动的筹备者 5
2.3.3 秘书是商务会议活动的综合执行者和全面管理者 5
3 当前秘书在商务会议管理过程中的常见问题 5
3.1 缺乏秘书协调性 5
3.1.1 商务会议通知消息不详细 6
3.1.2 商务会议材料不合格 6
3.1.3 商务会议场地差错 7
3.1.4 商务会议中服务不及时 7
3.2 缺乏管理系统性 7
3.2.1 组织商务会议流程不具体 8
3.2.2 管理缺乏系统性 8
3.3 缺乏经济高效性 8
3.3.1 风险意识薄 9
3.3.2 成本观念弱 9
3.3.3 会后落实不到位 9
4 秘书做好商务会议工作的有效途径 10 *好棒文|www.hbsrm.com +Q: #351916072#
4.1 提升秘书的专业素养和商务会议管理知识技能 10
4.2 强化秘书商务会议管理意识 11
4.3 培养秘书的效率意识 12
4.3.1 增强自身责任感 12
4.3.2 增强秘书人员的集体观念 12
4.3.3 培养强烈的时间观念和效率观念 12
4.3.4 调动秘书人员的工作激情 12
结 论 14
致 谢 15
参 考 文 献 16
1 引言
会议一直是企业、社会组织、学校团体等进行信息的沟通、思想的交流的一项重要方法，也是及时发现存在的问题、分析问题为什么会产生以及提出解决问题方法的重要途径。在会议中，我们不仅仅会寻求到行之有效的解决方法，也能提出切实可行的解决方案。
遗憾的是，会议变得越来越多、越来越杂、越来越乱，会议的效率也一直在降低，能真正达到会议目的的已经很少了，甚至会议逐渐变成一种屡见不鲜的“病症”。根据 2014 年 9 月 3日的《北京日报》报道：“安徽省委研究室在六安县做实地调查时发现，在扣除国家法定节假日的情况下，在 2013 年的 252个工作日里，六安县进行的乡镇会议竟达 249 场”[1]。几乎已经达到了每天召开一场会议的频数，而这就表示处理其他工作事务的时间被会议占据，群体处理事务的效率便会直线下降。“2012年 4 月 8日《北京日报》发文指出，2011年政治协商全体会议在仅仅9 天花费共计 4945 万元之多。根据广东市审计局 2015 年10月向市区十五届人大常委会提交的会议报告披露，有多达23个单位存在长时间开会、超量开会、星级酒店开会或者选择度假区开会等严重问题，存在问题的会议开支高达 3420 万元” [2]。这些不合理会议费用支出不在少数，其一不仅造成经济浪费，其二还会降低会议效率。 可见，会议管理活动的确存在着“会多”、“会杂”、“会乱”等严重问题。
将从“会议数量多”、“会议安排杂”、“会议现场乱”等商务会议中出现的问题出发，寻找出因为秘书履行职责未达而引起的低效甚至失效的会议现象，剖析出出现这些乱象的根本原因，并提出具有针对性和可行性的措施。推进会议管理活动的整体化、合理化。理论上将秘书学概论、心理管理学、宏观和微观经济学、公文写作等相关理论知识融入秘书会议管理并结合实践更好的帮助秘书进行商务会议工作，进一步完善包含秘书学理论知识的教材，进一步深化秘书学专著以及培训教案；理论来源于实践，将会务理论知识与会务实践进一步融合，探究现实中会议工作存在的各种问题，寻求改善方法，从而改善因为秘书在会议工作中的失误导致的不良会议面貌，让秘书会议管理工作更为便捷准确。
2 商务会议管理工作概述
会议是现代组织普遍采用的重要工作方式之一，也是组织间对外交流、部门间工作协调的主要渠道。它有着长期的发展历程，国内外对此也展开了丰富的研究。在现代背景下，商务会议也影响着秘书人员的角色定位。
2.1 秘书与商务会议管理的发展过程
经过综合研究国内外有关秘书工作管理的文章，可以看出总体来说， 先前秘书工作者和学者已经在秘书会议管理工作上的研究和探讨取得了极大的成就，不仅包含理论，还结合了实践。
其一，在有关秘书学理论的有关文献和著作里，“办会”都已然是不可或缺的单独章节。包括会议的基本理论（例如会议含义、类型、要素、内容、形式等）、会前准备工作（例如场地选择、座次安排、会议文件写作等）、会中服务（如组织与会人员签到、写会议记录、会议总结）、会后扫尾工作（如清洁会议场地，安排与会人员回程，编写会议简报）等这几个不变的方面。对秘书会议管理工作的进行细致的叙述，科学性和规范性较强，能够合理有效的帮助秘书从业人员进行会议管理工作，加强秘书人员的专业技能，起到行之有效的指导作用。
其二，很多秘书从业者会通过文章写作，发表论文等方式分享自己参与会议管理工作的经验。这样不仅仅能够引起秘书在会议管理方面的共鸣，有利于参加会务工作人员从这些经验分享中寻找到更为有效的对策，具有较强的指向性和实用性，有利于解决遇到的实际问题。学术界对秘书会议管理的重视，也进一步推动了相关理论研究的深入发展使其趋于完善。
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